Постановление администрации городского округа Вичуга от 19.08.2014 N 1025 "Об утверждении административного регламента муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации" Свод законодательства
ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 августа 2014 г. № 1025
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ"
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2012 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления", Уставом городского округа Вичуга, постановлением администрации г. Вичуга Ивановской области от 01.02.2010 № 63 "Об административных регламентах исполнения муниципальных функций и административных регламентах предоставления муниципальных услуг", постановлением администрации городского округа Вичуга от 11.03.2014 № 266 "О создании Муниципального бюджетного учреждения городского округа Вичуга "Городской архив", постановляю:
1. Утвердить административный регламент муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации" (прилагается).
2. Внести в постановление администрации городского округа Вичуга от 14.04.2011 № 284 "Об утверждении административных регламентов и стандартов качества муниципальных услуг, предоставляемых муниципальным образованием "Городской округ Вичуга" следующие изменения:
2.1. Отменить подпункт 1.4.
2.2. Отменить приложения № 7 и № 8.
3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации городского округа Вичуга в сети Интернет и опубликовать в Вестнике органов местного самоуправления.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике Сметанина М.М.
Глава администрации
городского округа Вичуга
В.Г.СТУПИН
Приложение
к постановлению
администрации
городского округа Вичуга
от 19.08.2014 № 1025
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации" (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.2. Цели разработки Регламента: реализация прав граждан на обращение в органы местного самоуправления и повышение качества рассмотрения таких обращений администрацией городского округа Вичуга, создание комфортных условий для получения муниципальной услуги, снижение административных барьеров, достижение открытости и прозрачности работы органов власти.
1.3. Регламент устанавливает требования к предоставлению муниципальной услуги "Предоставление документальной архивной информации", определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан.
1.4. Получателями муниципальной услуги, предусмотренной Регламентом (далее - Заявители), могут быть физические, юридические лица, индивидуальные предприниматели либо их уполномоченные представители.
1.5. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Предоставление муниципальной услуги осуществляет Муниципальное бюджетное учреждение городского округа Вичуга "Городской архив" (далее по тексту - МБУ "Городской архив").
Место нахождения и почтовый адрес: 155331, Ивановская область, город Вичуга, улица Большая Пролетарская, д. 3.
Телефон: 8 (49354) 2-21-12;
адрес электронной почты: vich-arhiv@mail.ru;
адрес сайта в сети Интернет: www.vichuga37.ru.
1.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- Федеральный закон от 06.10.2006 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";
- Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления";
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Закон Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";
- Устав городского округа Вичуга;
- Устав МБУ "Городской архив", утвержденный постановлением администрации городского округа Вичуга от 11.03.2014 № 266 "О создании Муниципального бюджетного учреждения городского округа Вичуга "Городской архив".
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги, порядок предоставления которой определяется Регламентом: "Предоставление документальной архивной информации" (далее по тексту - муниципальная услуга).
Предоставление документальной архивной информации - оказание информационных услуг физическим и юридическим лицам на основе архивных документов, а также обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним.
2.2. Прием Заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется директором и ведущим архивистом МБУ "Городской архив" согласно графику приема граждан.
График консультативного приема граждан находится по адресу:
Ивановская область, город Вичуга, улица Большая Пролетарская, д. 3.
Телефон для справок: 8 (49354) 2-21-12.
Режим работы - с 8 до 17 часов.
Приемные дни - среда - с 8 до 12 часов, четверг - с 13 до 17 часов.
Обеденный перерыв: с 12 до 13 часов.
Выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в МБУ "Городской архив".
Муниципальная услуга предоставляется учреждением в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических подборок копий архивных документов:
- архивная справка - документ, имеющий юридическую силу, содержащий информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения (дела) тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (дела), заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (дела);
- информационное письмо - ответ на запрос получателя муниципальной услуги, содержащий информацию о хранящихся в учреждении документах по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ выдачи запрашиваемых документов, а также рекомендации обратиться в тот или иной архив, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая Заявителю информация;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом на запрос получателя муниципальной услуги.
2.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- по электронной почте;
- по телефону;
- при личном обращении граждан;
- на стенде в уголке для посетителей;
- на интернет-сайте администрации городского округа Вичуга.
2.5. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес учреждения или анкета-заявление, составленная Заявителем лично.
В запросе (анкете-заявлении) должны быть указаны следующие сведения:
- наименование учреждения;
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя, отчество;
- почтовый и/или электронный адрес Заявителя;
- номер контактного телефона Заявителя;
- интересующие Заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- подпись должностного лица или личная подпись гражданина;
- дата.
Перечень дополнительных сведений, требуемых от Заявителей, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- об образовании - название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания учебы;
- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы (службы), в качестве кого работал (служил), год рождения;
- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов.
В случае необходимости Заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы либо их копии, необходимые для исполнения запроса.
Формы анкеты-заявления прилагаются (Приложения № 1, № 2 к настоящему Регламенту).
Интернет-обращения (запросы) должны содержать:
- наименование учреждения;
- наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество;
- почтовый и/или электронный адрес Заявителя;
- указание темы (вопроса);
- хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления запроса.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании и месте нахождения. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.
При поступлении в учреждение запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 5-дневный срок запрашивает эти уточнения и дополнительные сведения.
2.6. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.
Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2009.
Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение запросов граждан, должны быть удобно расположены для приема посетителей, оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа в Интернет с присвоением электронного адреса, к необходимым информационным базам данных и оргтехнике.
Зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.
Места для заполнения запросов должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, быть оборудованными столами, стульями, канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений.
На информационных стендах могут быть размещены образцы заявлений для предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов.
2.7. Сроки предоставления муниципальной услуги.
При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес Заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям Заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте в адрес Заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
При консультировании Заявителей по письменным обращениям, телефону и на личном приеме директор или ведущий архивист учреждения обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции.
При консультировании должны соблюдаться следующие требования: своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала.
Запросы Заявителей о предоставлении документальной архивной информации рассматриваются в учреждении в течение 30 дней с момента их регистрации. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то с разрешения директора учреждения этот срок, при необходимости, продлевается с обязательным уведомлением Заявителя о продлении срока рассмотрения запроса на определенный срок, но не более чем на 30 дней.
Прием Заявителей ведется в порядке живой очереди. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 15 минут. Длительность устного информирования при личном обращении не может превышать 15 минут (Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления", п. 1.2 Протокола заседания подкомиссии по повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг в Ивановской области от 07.05.2013 № ПК-3-89).
2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- отсутствие документа, подтверждающего полномочия Заявителя, в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
- отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;
- запросы не содержат наименование юридического лица (для гражданина - Ф.И.О.), почтовый адрес и/или электронный адрес Заявителя;
- запросы, не поддающиеся прочтению;
- в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;
- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока;
- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента Российской Федерации от 24.01.1998 № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне";
- в запросе содержится вопрос, на который Заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства;
- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.9. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги;
- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;
- короткое время ожидания услуги;
- удобный график работы учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- удобное территориальное расположение учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
Показателями качества муниципальной услуги являются:
- точность исполнения муниципальной услуги;
- профессиональная подготовка сотрудников учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- высокая культура обслуживания Заявителей;
- строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.
2.10. Иные требования.
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации учреждение предоставляет следующие муниципальные услуги на бесплатной (безвозмездной) основе:
- обслуживание пользователей в читальном зале (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);
- исполнение запросов социально-правового характера;
- предоставление архивной информации по документам и копий документов органам государственной власти и местного самоуправления в целях осуществления ими своих властных полномочий, рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.
Осуществляется взимание платы за срочность предоставления муниципальной услуги, которая подлежит оплате согласно прейскуранту цен на выполнение работ, оказание услуг учреждения.
Выполнение платных услуг (в том числе на основе договора) учреждение осуществляет в пределах видов деятельности, закрепленных в их уставных документах. Номенклатура платных услуг, а также прейскурант цен на выполнение работ, оказание услуг учреждения утверждаются постановлением администрации городского округа Вичуга (приложение № 3 к настоящему Регламенту).
Изменения и дополнения в прейскурант вносятся при необходимости по представлению учреждения для утверждения администрацией городского округа Вичуга после согласования с отделом экономики, предпринимательства и маркетинга администрации городского округа Вичуга в установленном порядке.
На официальном сайте администрации городского округа Вичуга размещается следующая информация о правилах предоставления муниципальной услуги:
- наименование и процедура предоставления муниципальной услуги;
- место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы учреждения.
Информирование Заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться директором или ведущим архивистом учреждения в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.
По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:
- о месте нахождения архивного отдела;
- о графике работы отдела;
- о нормативных правовых актах, регламентирующих вопросы предоставления муниципальной услуги.
Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование учреждения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном и письменном обращениях.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов (заявлений) и передача на исполнение исполнителю;
- анализ тематики запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- оформление справок, архивных выписок и архивных копий;
- направление ответов Заявителям.
3.1.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в учреждение письменные запросы о предоставлении документальной архивной информации регистрируются в день поступления специалистом.
После регистрации запросы передаются ведущему архивисту, ответственному за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации.
При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и почтового адреса автора запроса, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе.
3.1.2. Анализ тематики запросов.
Исполнитель, ответственный за запросы, связанные с предоставлением документальной архивной информации, осуществляет анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:
- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих персональную информацию;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.
При поступлении в учреждение запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в учреждении документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом Заявителя, или Заявителю дается соответствующая рекомендация.
По итогам анализа запроса учреждение:
- продолжает работу с запросом в установленном порядке;
- при отсутствии в учреждении запрашиваемых сведений, архив информирует об этом автора запроса и, при необходимости, дает ему рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
3.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
По итогам анализа запроса исполнители при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.
Работники архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запроса дела. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.
3.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Если архивная справка, копия или выписка, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены надлежащим образом.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, изготовленные по архивным документам, хранящимся в отделе, печатаются на бумаге формата А4 (210 x 297) по форме, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", подписываются директором и ведущим архивистом учреждения (в период временного отсутствия директора - уполномоченным должностным лицом) и заверяются печатью МБУ "Городской архив".
3.1.5. Направление Заявителям архивной справки, архивной выписки и архивной копии.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления Заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются учреждением на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса Заявителей или выдаются лично в руки Заявителям в учреждении.
Ответы на письменные обращения Заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса Заявителей ответ на запрос направляется в адрес Заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.2. Направление запросов по запросам органов государственной власти на исполнение по принадлежности и информирование органов государственной власти о результатах рассмотрения их запросов.
МБУ "Городской архив" по итогам анализа тематики поступившего в его адрес запроса органа государственной власти о предоставлении документальной архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в другие государственные и/или муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
Учреждение письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, учреждение направляет в соответствующие организации копию запроса с указанием информации о направлении ответа в адрес автора запроса.
3.3. Направление запросов учреждения по запросам Заявителей (кроме запросов органов государственной власти) на исполнение по принадлежности и информирование Заявителей о результатах рассмотрения их запросов.
По итогам анализа тематики поступившего запроса архивный отдел подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.
Государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от архивного отдела запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес автора запроса.
В случае необходимости учреждение может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов.
Учреждение письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственные и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
В случае если запрос не может быть исполнен, Заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом Заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.
Последовательность действий учреждения при предоставлении муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам обозначена в Блок-схеме (приложение № 4 к настоящему Регламенту).
4. Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Должностным лицом, ответственным за выполнение настоящего Регламента, является директор МБУ "Городской архив".
4.2. Контроль за деятельностью учреждения осуществляется посредством процедур внутреннего и внешнего контроля.
4.2.1. Внутренний контроль осуществляется директором учреждения или лицом, его замещающим, и подразделяется на:
- оперативный контроль (по выявленным проблемным фактам и жалобам, касающимся качества предоставления услуги);
- плановый контроль (контроль в соответствии с графиками и планами, утвержденными директором учреждения).
4.2.2. Внешний контроль осуществляется заместителем главы администрации городского округа Вичуга по организационным вопросам и кадровой политике, курирующим деятельность архива путем:
- проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;
- анализа обращений и жалоб по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям;
- проведения проверок качества оказания муниципальной услуги.
Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются сотрудники администрации городского округа Вичуга и муниципального архива. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав получателей муниципальной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также муниципальных служащих
5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего.
5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы при предоставлении муниципальной услуги:
1) Жалоба на действие (бездействие) сотрудников МБУ "Городской архив" (далее - жалоба) подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу (МБУ "Городской архив"), на имя директора учреждения (адрес: 155331, Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 3).
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (vich-arhiv@mail.ru), Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, через многофункциональный центр, а также может быть принята при личном приеме Заявителя.
2) Жалобы на решения, принятые заместителем главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике, подаются в администрацию городского округа Вичуга на имя главы администрации.
Жалоба может быть направлена по почте (155331, Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 3), с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта (www.vichuga37.ru), Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме Заявителя.
3) Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
- доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены оригиналы документов (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их заверенные копии.
5.3. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у Заявителя документов, не предусмотренных настоящим Регламентом, для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Регламентом, для предоставления муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим Регламентом;
6) затребование с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ учреждения, должностного лица учреждения в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение срока таких исправлений. Срок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных документах не должен превышать 5 дней.
5.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 30 дней со дня ее регистрации в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.5. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных учреждением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;
б) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее 1 дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего Регламента, Заявителю в письменной форме или, по желанию Заявителя, в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документальной архивной информации"
Муниципальное бюджетное учреждение городского округа Вичуга
"Городской архив"
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
1. Фамилия, имя, отчество _________________________________________
заявителя (Ф.И.О.)
_________________________________________
_________________________________________
2. Адрес (по прописке) и номер Область _________________________________
телефона заявителя _________________________________________
Почтовый адрес и телефон район, город, улица, дом, квартира
заявителя _________________________________________
_________________________________________
тел.: (домашний, рабочий, мобильный)
3. Куда и для какой цели в нотариальную контору
требуется справка в регистрационную палату
в комитет по управлению имуществом
иной орган
4. Содержание запроса (о
землепользовании, о
домовладении, о проживании
на территории города и т.д.)
и за какой период
Прошу архивную справку (выписку, ксерокопию) выслать, выдать на руки
(нужное подчеркнуть)
___________________________________________________________________________
(указать, кому выдать справку)
Подпись заявителя
Приложение № 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документальной архивной информации"
Муниципальное бюджетное учреждение городского округа Вичуга
"Городской архив"
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
Фамилия, имя, отчество (все _______________________________________
изменения, фамилия до брака); (Ф.И.О.)
число, месяц и год рождения _______________________________________
_______________________________________
Число, месяц, год рождения
Адрес (по прописке) и номер Область _______________________________
телефона заявителя _______________________________________
район, город, улица, дом, квартира
_______________________________________
_______________________________________
тел.: (домашний, рабочий, мобильный)
Куда и для какой цели в ПФ РФ:
запрашивается архивная справка - для перерасчета пенсии
(подчеркнуть) - для назначения пенсии по возрасту
- для назначения пенсии по инвалидности
- для определения льготного стажа
- для определения стажа
в Центр занятости населения
в Отдел социальной защиты населения
4. О чем запрашивается архивная справка
о трудовом стаже работы о заработной плате
место работы место работы
________________________________ ________________________________________
________________________________ ________________________________________
с с
по по
должность должность
Даты рождения детей: ____________________________________________________
(только для женщин, имеющих право на льготы)
№ страхового удостоверения ______________________________________________
Подпись заявителя
Приложение № 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документальной архивной информации"
Утверждено
постановлением
администрации
городского округа Вичуга
от 08.08.2014 № 985
РАЗМЕР ПЛАТЫ
на выполнение работ, оказание услуг
Муниципальным бюджетным учреждением
городского округа Вичуга "Городской архив"
__________________________________________________
(наименование муниципального бюджетного учреждения)
№ п/п
Наименование услуги (работы)
Единица измерения
Цена за единицу измерения (руб.)
1
2
3
4
1
Хранение документов постоянного и временного сроков хранения учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности, частных лиц, в т.ч. принятых ранее истечения ведомственного хранения или на временное хранение
1 дело (ед. хранения)
3,00
2
Прием документов на хранение от ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений при наличии описей, утвержденных ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области (с полистного просмотра)
1 дело (ед. хранения)
35,00
3
Прием документов на хранение от ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений при наличии описей, утвержденных ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области (без полистного просмотра)
1 дело
30,00
4
Составление описей дел постоянного срока хранения 20 века после 1945 года
1 заголовок
30,00
5
Составление описей дел по личному составу
1 заголовок
20,00
6
Проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения с полистным просмотром
1 дело (ед. хранения)
30,00
7
Проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения без полистного просмотра
1 дело (ед. хранения)
15,00
8
Проведение экспертизы ценности документов по личному составу с полистным просмотром
1 дело (ед. хранения)
20,00
9
Проведение экспертизы ценности документов по личному составу без полистного просмотра
1 дело (ед. хранения)
7,00
10
Оформление учетных документов, выдача акта приема-передачи дел по личному составу
Учетные документы, акт
600,00
11
Исполнение имущественных запросов физических лиц при указании точной даты
1 запрос
200,00
12
Исполнение имущественных запросов юридических лиц при указании точной даты
1 запрос
300,00
13
Исполнение имущественных запросов физических лиц без указания точной даты
1 запрос
300,00
14
Исполнение имущественных запросов юридических лиц без указания точной даты
1 запрос
400,00
15
Исполнение тематических запросов по определенной проблеме, теме, факту
1 запрос
500,00
16
Копирование документов заказчика при оформлении запроса
1 лист
5,00
17
Обеспыливание дел
1 дело (ед. хранения)
3,00
18
Картонирование дел
1 дело (ед. хранения)
3,00
19
Размещение дел на места хранения
1 дело (ед. хранения)
2,00
20
Оформление ярлыков
1 дело (ед. хранения)
3,00
21
Реставрация и мелкий ремонт листов документов
1 лист
10,00
22
Подшивка дел на 4 прокола
1 дело (ед. хранения)
40,00
23
Нумерация листов в делах
1 дело (ед. хранения)
50,00
24
Оформление листов-заверителей дела
1 лист
6,00
25
Оформление обложек дел и описей
1 обложка
15,00
26
Полная техническая обработка дел
1 дело (ед. хранения)
110,00
27
Простановка архивных шифров на обложках дел
1 дело (ед. хранения)
5,00
28
Заверение и оформление копий документов
1 лист
20,00
29
Заключение договора с организацией о приеме документов на хранение в архив
1 договор
1500,00
30
Изготовление нескольких экземпляров архивной справки, архивной выписки по просьбе Заявителя
1 экземпляр
5,00
31
Срочное исполнение запроса социально-правового характера, подтверждающего трудовой стаж (в течение 5 рабочих дней) <*>
1 запрос
100,00
32
Срочное исполнение запроса социально-правового характера, подтверждающего льготный трудовой стаж (в течение 5 рабочих дней) <*>
1 запрос
400,00
33
Срочное исполнение запроса социально-правового характера, подтверждающего размер заработной платы (в течение 5 рабочих дней) <*>
1 запрос
200,00
34
Срочное исполнение запроса платного характера в течение 5 рабочих дней с момента обращения по просьбе и согласия заявителя, за исключением пунктов 31, 32, 33
1 запрос
Стоимость возрастает в 2 раза
--------------------------------
<*> Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации.
Приложение № 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Предоставление документальной архивной информации"
Блок-схема
последовательности действий по предоставлению муниципальной
услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц
Поступление запроса (заявления)
физического, юридического лица
\/
Регистрация запроса (заявления),
передача на исполнение
\/
Направление копии
письма Заявителю, < Анализ тематики запроса
содержащего сведения о
переадресации запроса по \/
принадлежности
Подготовка архивной справки,
архивной копии, архивной выписки
\/ \/
Направление запроса в Выдача или отправка ответа Подготовка и
архивные учреждения и Заявителю отправка
организации по < отрицательного
принадлежности ответа с
объяснением
причин отказа
------------------------------------------------------------------